Dans le souci de favoriser un cadre de travail harmonieux et productif, les dépenses professionnelles engagées par les employés se doivent d’être remboursées. Chronophage et complexe, la gestion des notes de frais est une tâche particulièrement exigeante qui permet de régler le problème.
Néanmoins, l’idéal est d’automatiser le processus pour une gestion professionnelle et plus efficiente des notes de frais. Pourquoi recourir à l’automatisation ? Comment automatiser la gestion de ses notes de frais ?
Pour quelles raisons automatiser la gestion des notes de frais ?
L’automatisation est la meilleure option pour une gestion méthodique, stratégique et satisfaisante des notes de frais. Contrairement à la gestion manuelle qui requiert des présentations faramineuses de justificatifs, la gestion automatisée est beaucoup moins protocolaire et limite considérablement les risques de fraude.
Dans une entreprise, les erreurs dans la gestion des notes de frais peuvent être à l’origine d’énormes pertes financières. Ainsi, l’automatisation permet aux entreprises de limiter les pertes de données et les erreurs par une prise en charge plus rationnelle des calculs de frais, des saisies de données et des conversions en devises étrangères, etc. Grâce à des algorithmes de contrôle, les validations via les logiciels s’opèrent de manière plus simplifiée.
Par ailleurs, en raison de toute la paperasserie à saisir et imprimer en guise de justificatifs de dépenses professionnelles, une gestion manuelle peut occasionner aux employés d’énormes pertes de temps. Automatiser le processus permet alors aux collaborateurs de l’entreprise lambda de mieux se centrer sur les activités prioritaires et favorise une meilleure productivité.
En outre, à cause de leur valeur négligeable, les montants individuels de la TVA sur chaque dépense sont rarement récupérés. Automatiser la gestion des notes de frais induit non seulement une saisie des données et des justificatifs, mais aussi de montants individuels de la TVA, à présent loin d’être négligeable après sommation.
Comment automatiser la gestion des notes de frais ?
Entre formulaires papiers et tableurs excels, la gestion des notes de frais peut s’avérer très pénible. Les progrès dans le monde de la technologie et du digital ont permis de proposer des solutions plus pratiques et simplifiées pour le traitement des notes de frais.
Il s’agit en effet de solutions comme N2F fonctionnant aussi bien en ligne qu’en mode déconnecté par des applications ou logiciels adaptés aux terminaux Android ou IOS.
Grâce à ces programmes, les factures liées aux dépenses professionnelles sont scannées et les données se font répertorier en temps réel. Plus la peine d’attendre l’échéance du mois pour fournir des justificatifs de dépenses.
Mieux, l’automatisation de la gestion des notes s’étend au-delà de simples rétributions. Grâce à une interface restreinte aux collaborateurs d’une entreprise et à ses fournisseurs, l’automatisation permet de réserver et de prévalider des requêtes de déplacement. Une notification se dépêche alors au supérieur hiérarchique qui, en quelques clics, en validant la requête, autorise également un paiement via une carte corporate ou personnelle.
Si la demande d’une part peut obtenir une suite favorable, elle peut également être rejetée si elle n’est pas en conformité avec la politique de l’entreprise. Les informations sont donc toutes centralisées, et toute action est preuve accessible en cas de contrôle. Face à tous les avantages qu’elle présente, l’automatisation de la gestion des notes de frais est un atout majeur dans la gestion d’une entreprise.