Pour toute entreprise qui se respecte, la gestion et l’archivage de manière efficace de ses documents sont des obligations. De plus, un non-respect des durées légales de stockage de documents, des pertes ou un manque de temps et d’organisation sont considérés comme des négligences.
Ce genre de dysfonctionnement peut même conduire à des pertes d’informations cruciales et une faillite dans le pire des cas. Il faut donc que les documents d’entreprise soient bien gérés et archivés efficacement. Mais comment ? Les réponses dans cet article.
L’externalisation des archives physique
Une des solutions d’archivage les plus efficaces est l’externalisation des archives physiques d’une entreprise. En effet, confier à un établissement tiers ses archives est un choix de taille pour permettre à une entreprise de se délester d’un certain fardeau. D’ailleurs, les possibilités de gestion externalisée sont nombreuses et représentent un enjeu majeur. Mais attention, ce type d’archivage convient plutôt aux petites et moyennes entreprises qui ne possèdent pas les ressources et les moyens techniques pour le faire. Ses sociétés ont généralement peu de documents en papier à gérer qui ne requièrent pas de très gros moyens d’archivage. Le processus et l’accès aux archives sont ainsi plus simples et plus sécurisés.
Avec l’externalisation, les dirigeants d’entreprises peuvent ainsi faire confiance à des experts en la matière. L’objectif est de ne perdre aucun document et de rester dans la conformité et la légalité dans le cadre de l’archivage ainsi que de sa gestion. Lorsque cette tâche assez délicate est déléguée, les documents vont rester à jour, seront accessibles, disponibles, exploitables et respecteront les règlementations en constante évolution. Les entreprises pourront ainsi mieux se concentrer sur leur centre d’activité, mais aussi disposer de surfaces supplémentaires de bureaux pour une éventuelle optimisation de leurs productivités.
La GED, une solution de gestion et d’archivage optimale
La GED ou Gestion Électronique des Documents est une alternative de choix pour une entreprise dans le but de gérer et archiver efficacement ses documents. Elle est également importante pour celles qui souhaitent profiter des bénéfices du numérique et du digital. Cette option de gestion des documents d’entreprise de manière électronique permet d’atteindre un niveau d’archivage avancé. Différents avantages existent, à savoir :
- Les informations et les données sont accessibles rapidement et leur répertoire est centralisé.
- Le traitement des documents est plus efficace, ce qui réduit les coûts et le temps alloué à la gestion.
- La création, la conservation et la suppression des documents d’archives sont beaucoup mieux maîtrisées. Cela entraine, par la même occasion, une gestion de stock d’archives optimisée. Le volume de stockage est également réduit.
- La satisfaction des collaborateurs, des partenaires, des fournisseurs et des clients est optimale grâce à une bonne gestion des archives.
- Les tâches à faible valeur ajoutée sont relativement mises à l’écart, ce qui permettra de recentrer l’activité de l’entreprise sur son cœur de métier et dans un certain angle, développer la rentabilité.
- La sécurisation des documents est optimale en termes d’accès et de traçabilité.
