La dématérialisation consiste à numériser des documents au format papier en des documents électroniques. Des solutions de gestion en mode Saas (Software as a Service) facilitent l’intégration de ces données aux processus métier, et facilitent également leur traitement. Tous les flux, aussi bien entrants que sortants, nécessitent une solution de gestion de contenu adaptée et sécurisée. Cette dématérialisation est aujourd’hui appliquée à tous les niveaux de l’organisation, des ressources humaines au service du courrier, en passant par le service comptabilité. La dématérialisation comptable offre des avantages considérables, pour ne citer que le gain de temps, la pérennité et l’intégrité des activités ou encore la sécurisation des procédures comptables. Mais comment mettre en place cette forme de dématérialisation à valeur probante ? Focus.
La dématérialisation : pour une bonne gestion des documents comptables
La numérisation et l’archivage électronique des documents facilitent grandement le travail du service comptabilité. Cette dématérialisation des documents comptables offre en effet de multiples atouts. L’automatisation du processus de traitement des factures, par exemple, permet des gains de productivité considérables, tant au niveau du temps que des coûts de traitement. La gestion électronique contribue à sécuriser les différentes procédures et les échanges comptables. Une facturation dématérialisée offre ainsi des garanties plus fiables pour un réviseur en matière de saisie de documents. Il peut aussi rapidement vérifier si une facture est bien imputée grâce aux nombreuses pièces comptables à sa disposition. Bien qu’apportant des bénéfices non négligeables aux entreprises ou aux organisations qui l’adoptent, la dématérialisation comptable présente toutefois certains risques. Il est important de vérifier que les documents à dématérialiser ne courent aucun risque d’être altérés, car tout comme les supports physiques, ils pourront constituer des preuves pour l’administration fiscale. Pour cela, il faut qu’ils soient admissibles par cette dernière. La numérisation de documents ne doit aussi pas nuire à la fiabilité des documents comptables.
Mise en place de la dématérialisation comptable
La dématérialisation comptable doit répondre à certains impératifs. Les pièces comptables devant souscrire aux besoins de l’administration fiscale, elles doivent porter une signature électronique permettant de les authentifier. L’horodatage permet de garantir la date effective des documents et de chaque transaction. Les procédés de dématérialisation doivent assurer l’intégrité de toutes les données. Pour mettre en place une dématérialisation comptable, il suffit généralement de se tourner vers un fournisseur de solutions de dématérialisation en ligne. Cette opération doit concerner aussi bien les documents comptables, comme le compte de résultat ou le bilan, que les documents extra-comptables, tels que les factures. On distingue d’ailleurs plusieurs types de dématérialisation de la facture : la dématérialisation dite simple, la dématérialisation fiscale et la dématérialisation des factures papier provenant des fournisseurs. La première étape d’une dématérialisation consistera à numériser tous ces documents grâce à un scanner ou via un logiciel de reconnaissance optique de caractères ou OCR (Optical character recognition). La solution GED ou gestion électronique des documents permettra d’archiver les fichiers. Ils seront ensuite transmis via des outils du type workflow dans le cadre d’un processus métier. Tout est pensé pour une meilleure conservation des documents et gestion de contenu.
Les impacts de la dématérialisation sur les entreprises
La dématérialisation a un impact positif sur les entreprises de plusieurs façons. Tout d'abord, elle permet aux entreprises de gagner du temps en leur donnant un accès plus rapide et plus pratique aux informations dont elles ont besoin. De plus, elle leur permet de réduire les coûts liés à l'impression et à la gestion des documents papier. Elle leur offre également l'opportunité de partager plus facilement des informations et des documents avec leurs clients et leurs fournisseurs. En outre, elle leur permet d'accéder à des informations plus précises et plus fiables, ce qui peut aider à améliorer leurs performances opérationnelles. C'est une belle façon de vous donner une définition de la dématérialisation .
La dématérialisation et son impact environnemental
La dématérialisation a également un impact positif sur l'environnement. En effet, elle permet de réduire l'utilisation du papier, ce qui peut réduire la consommation de ressources et la pollution liée à la production de papier. De plus, elle peut réduire les émissions de carbone grâce à la réduction des transports nécessaires pour acheminer le papier et les documents. Enfin, elle peut également contribuer à réduire l'utilisation des produits chimiques utilisés pour produire du papier et réduire la quantité de déchets générée par le traitement des documents papier.
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