Qu’entend-on par dématérialisation ?
Pour faire court, la dématérialisation est le principe du zéro papier, car l’électronique se substitue au papier. Ainsi, les documents auparavant bien matériels sont numérisés et sauvegardés sur des supports beaucoup plus économes en termes d’espace et de volume que les traditionnels classeurs et armoires. La dématérialisation répond au souci des défenseurs de l’environnement car l’empreinte écologique est considérablement réduite dès lors que les déchets en consommables n’entrent plus en ligne de compte.
L’entreprise ou le lieu de travail remplace alors les supports d’informations matériels par des fichiers informatiques. Les données normalement couchées sur papier sont informatisées ou numérisées, ce qui permet une gestion digitale d’une masse d’informations avec le gain de temps que le traitement numérique permet.
Pour réaliser la dématérialisation, il faut entreprendre le transfert sur un support numérique des informations qui étaient auparavant enregistrées sous forme analogique, qu’il s’agisse de documents écrits, de documents sonores, d’images ou de films.
La dématérialisation de factures fournisseurs
La dématérialisation de factures fournisseurs a pour conséquence logique de réduire les délais de paiement. Ce concept embrasse 3 niveaux d’implémentation du principe de bureau sans papier.
La première forme de dématérialisation est l’envoi par courriel d’une facture PDF. Cette forme est encore peu élaborée dans la mesure où l’enregistrement de la facture et le paiement sont encore manuels.
La seconde forme est la lecture automatique des factures par le biais de différentes technologies telles que OCR, RAD ou LAD, entre autres. La teneur de la facture est alors automatiquement intégrée au système de comptabilité fournisseurs. Du fait de la technologie digitale, le traitement de la facture est simplifié, accéléré et fiabilisé.
La troisième forme qui est la plus complete, mais qui est encore du domaine du futur, est la dématérialisation complète, en ce sens que le fournisseur envoie la facture par voie électronique. Les informations contenues dans le document sont automatiquement enregistrées et vérifiées pour payer la facture à la date indiquée.
Les avantages de la dématérialisation
Malgré une mise en œuvre encore délicate et non encore vulgarisée, la dématérialisation a pour principal avantage de faire gagner beaucoup de temps. Ceci est le résultat des processus facilités par la technologie numérique. Par exemple, le processus de la facturation est désormais automatisé tandis que la validation des factures est facilitée et accélérée et la facture ne risque pas de s’égarer.
Par ailleurs, les impressions papier sont éliminées ce qui contribue grandement à la diminution du coût de traitement des factures. Il est désormais avéré qu’une facture papier a un coût de 17 € alors que la facture numérique est de l’ordre de 3 €. De plus, la technologie digitale améliore la traçabilité comptable pour donner au document la plus grande fiabilité possible, sans compter que l’archivage électronique permet de retrouver facilement et rapidement une facture.
Il y a tout de même à prendre en compte certaines conditions de réussite d’une dématérialisation efficace. L’erreur serait de faire la dématérialisation dans une seule entité ou service car il s’agit d’impliquer tout l’ensemble des unités de production du lieu de travail.
